Come creare un ambiente accogliente in videochat

Condurre un gruppo in videochat non è facile, ce ne siamo resi conto
tutti durante il periodo di migrazione forzata dei nostri corsi sui
dispositivi digitali, e tanto più non è facile mantenere un setting
“caldo”, che possa essere spazio protetto di condivisione di riflessioni
personali, di lavoro con vissuti emotivi anche delicati.

Attraverso il monitor è più difficile sentirsi parte di un gruppo, il
coinvolgimento emotivo è più difficile, c’è il rischio di distrarsi,
anche perché partecipiamo contemporaneamente all’ambiente del gruppo in videochat e a quello del luogo in cui ci troviamo fisicamente. Inoltre i problemi tecnici possono creare forti disagi: voci e immagini che
laggano, la linea che salta e ci espelle dalla piattaforma e così via.

Seguendo però alcuni accorgimenti possiamo rendere l’esperienza in videochat il più accogliente e conviviale possibile.

Ho provato allora a elencarne alcuni qui,
tante di queste riflessioni e pratiche nascono dalle condivisioni e il lavoro insieme con la collega e amica Cristina Bergo:

Esplicitare insieme regole di fiducia

All’inizio di ogni nuova esperienza di gruppo può essere importante esplicitare le regole che a priori proponiamo al gruppo, dedicare un momento per deciderle insieme, regole che possano far sentire coinvolti e protetti i partecipanti.
E’ importante esplicitare se la sessione sarà registrata, e in caso lo sia cosa ne faremo di quel file.
Se vogliamo davvero creare un clima di complicità e intimità la registrazione andrebbe esclusa, possiamo impegnarci reciprocamente a non fare screenshot, a metterci tutti le cuffie (o isolarci) in modo che ciò che si dice non possa essere ascoltato da eventuali altre persone presenti nelle nostre case.

L’accoglienza e l’aggiornamento: anzitutto la condivisione del vissuto dei partecipanti

Un rito molto utile, all’inizio di una sessione, è quello dell’aggiornamento, ovvero il momento in cui i partecipanti del gruppo condividono qualcosa avvenuto nel tempo in cui non ci si è visti, oppure la situazione emotiva con cui si giunge al lavoro insieme. Sebbene per chiunque si occupi di apprendimento esperienziale questa pratica sia già di un must anche nel lavoro in presenza, in quello a distanza diviene ancora più importante, perchè vengono a mancare i momenti informali in cui questo tipo di condivisione possa avvenire ai margini dell’attività strutturata.

La consegna più classica di un aggiornamento è “oggi vi dico che…“, ma può anche bastare chiedere una parola ad ognuno, magari anche solo da riportare in chat (anche privatamente per chi desidera) per ascoltare e accogliere gioie, sofferenze, piccoli e grandi aspetti della quotidianità.
Gli insegnanti che all’inizio delle proprie lezioni «perdono» del tempo per questo rito, possono testimoniare l’utilità nell’entrare in contatto con i ragazzi, l’influenza positiva nel processo di apprendimento.

Al posto del nome, qualcosa in più di noi:
Uno stratagemma, anzi un «hack» per proporre un aggiornamento in modo semplice e rapido è quello di scrivere una parola che rappresenti il proprio stato d’animo o qualunque cosa si voglia condividere di sé nello spazio fornito da Zoom (e da molti altri software di videochat) per inserire il proprio nome.

Si tratta di una modalità creativa per “hackerare il software”: se quella feature della videochat era pensata come didascalia per riconoscere la persona in modo univoco e oggettivo, per «fare l’appello» noi al contrario la utilizziamo per amplificare la dimensione dell’interiorità, per farne qualcosa di creativo e inaspettato (nel corse delle nostre sperimentazioni lo stesso spazio lo abbiamo utilizzato anche per riportate qualsiasi cosa, persino mini-poesie).

Circolarità: utilizzare il più possibile «catene»

Simmetria e circolarità dei turni di parola sono un elemento importante
in qualsiasi gruppo esperienziale. In videochat divengono ancora più
importanti. Nel setting a distanza, in cui non è facile auto-organizzarsi nei turni degli interventi, in cui il rischio è che chi è più reticente al contrario si auto-escluda, è fondamentale valorizzare la presenza di ognuno accompagnando la presa di parola.
Il consiglio è utilizzare il più possibile le «catene», ovvero interventi regolati dal passaparola, per riconoscersi, dare voce a tutti, incontrarsi virtualmente senza esclusioni (ovviamente nella libertà di non intervenire per chi consapevolmente preferisce non farlo).

Ritmo e consegne a risposta rapida

In videochat i tempi (e l’attenzione) sono in genere più limitati che in presenza, questo rende importante l’utilizzo di specifici accorgimenti per rendere più «leggera» e ritmata la conduzione, anche regolando gli interventi.
Può a questo scopo essere utile ricorrere a consegne a risposta rapida che, se stiamo lavorando su condivisioni riflessive, allo stesso tempo facilitino «ricognizioni introspettive».
Un suggerimento può essere quello di utilizzare stimoli «steli di frase» come:
– la metafora: “un colore/un tempo atmosferico che indichi come sei qui oggi…“,
– brevi elenchi: “tre parole (solo tre) per dire qualcosa di te oggi“.

Limitare gli interventi verbosi
Sempre a scopo di tutelare spazio per tutti, un compito importante ma sicuramente ingrato, è quello di, con cordialità e fermezza, limitare gli interventi più verbosi (eventualità più frequente con gruppi di adulti che di ragazzi…).

Le sociometrie on line

Le sociometrie, introdotte da Jacob Levi Moreno, sono uno strumento molto
funzionale per consentire ai gruppi di esprimersi in modo simmetrico (a
tutti lo stesso spazio per pronunciarsi) su un dato argomento. In videochat – in linea con quanto detto fino ad ora – possono risultare molto utili, sebbene siano necessari adattamenti che funzionino on line.

La modalità che preferisco in videochat è utilizzare semplicemente le mani. Esempi di consegna possono essere:
– mostrate con le mani un numero da zero a dieci a seconda di quanto siete a vostro agio nei seminari in videoconferenza
– mostrate con le mani un numero da zero a dieci a seconda di quanto questa notte avete dormito bene
Tutti possono così esprimersi contemporaneamente, e attraverso il colpo
d’occhio ognuno può farsi un’idea dei pensieri, dei vissuti, del
posizionamento degli altri rispetto al tema in oggetto.
In seguito il conduttore se desidera può fare qualche domanda di approfondimento a qualcuno dei partecipanti, magari quelli che hanno dato i punteggi più «estremi».
Si tratta di una soluzione tecnica che personalmente ho utilizzato molto, è un modo per dialogare, prendere posizione e ascoltarsi che si presta bene ai tempi della formazione in videochat.

Portare elementi di fisicità e spazialità

In videochat i corpi sono «smaterializzati», questo non vuol dire che non ci sia fisicità e spazialità. Può essere utile, per creare un setting caldo in videochat, provare a «ri-materializzare» e «rispazializzare» il più possibile la relazione.

Una possibilità molto semplice, ma efficace, può essere quella di coinvolgere nel lavoro elementi materiali presenti nello spazio fisico che i partecipanti occupano. Si può chiedere ad esempio di narrare qualcosa di sé a partire da un oggetto presente nello spazio in cui ci si trova. Si tratta di un modo discreto per «introdurre» gli altri nella dimensione fisica che si sta occupando, anche nell’intimità della propria casa.

Un’altra opzione, in cui si gioca invece con la dimensione spaziale determinata dal monitor, può essere quella di proporre un «giro di tavolo» in cui ognuno è tenuto a passare parola solo a chi occupa un riquadro in videochat confinante con il proprio. In questo modo è possibile condividere e confrontare la spazialità generata (per ognuno diversa) dal software, che regola il nostro sguardo sul gruppo e la nostra percezione «fisica» dello stesso.

Amplificare l’espressività dei partecipanti

In videochat i segnali non verbali si assottigliano. Per compensare questa mancanza un compito importante a cui può provvedere il formatore è quello di amplificare l’espressività dei partecipanti al gruppo.
Per fare questo si possono «esagerare» i segni di presenza e ascolto: il conduttore può esprimere con la voce e con il corpo che sta ascoltando con attenzione, oppure ripetere in modo più espressivo quello le parole dei partecipanti, sollecitando interazioni invitando i singoli a intervenire/rispondere.

Utilizzare applicazioni d’appoggio per attività collaborative

Per il lavoro collaborativo può essere importante utilizzare in parallelo alla videochat altre piattaforme di appoggio leggere e funzionali.
Le mie preferite sono i pad (istanze di etherpad.org come il già
citato framapad e tanti altri) oppure, lato software proprietario,
padlet (specialmente per file multimediali). Nelle nostre formazioni
in videochat li utilizziamo per raccogliere traccia delle condivisioni, produrre testi e poesie collettive e digital storytelling.

Utilizzare la musica in videochat

Non appena mi è possibile, mi piace aggiungere una “colonna sonora” ai miei incontri di formazione in videochat.
La musica può dare colore e calore ai momenti più vuoti, alle attese, al tempo dato ai partecipanti per eseguire un compito “sconnessi”. La musica unisce, riscalda; non di rado mi è capitato di assistere alla partenza spontanea di accenni di movimenti a ritmo che in poco tempo diventavano contagiosi, a rimarcare la partecipazione mente-corpo a un’esperienza comune.

Tecnicamente, dopo varie sperimentazioni, sono giunto alla conclusione
che da un punto di vista pratico il metodo migliore è avvicinare semplicemente una cassa al microfono; l’alternativa più «raffinata», quella di mixare internamente al computer la fonte sonora musicale e quella proveniente dal microfono, è possibile ma molto complessa e non sempre
i risultati sono soddisfacenti.

Gestualità condivise per comunicare in gruppo

Ci sono gruppi che per mantenere più conviviali e fisici i loro incontri in videochat hanno introdotto l’utilizzo di gesti non verbali, da affiancare alla parola. In questo modo l’inizio o la chiusura dell’incontro, oppure espressioni come “sono d’accordo!”, “non sono d’accordo!”, “voglio parlare”, “ti abbraccio” sono comunicati attraverso gesti convenzionali, un codice sviluppato dal gruppo.
Per questa comunicazione non verbale si possono utilizzare le mani, le braccia e altre parti del corpo riprese dalla telecamera.

Il formatore può incoraggiare il fatto che questi gesti divengano
tradizione del gruppo, includendone altri se nascono spontaneamente o se
ne si sente l’esigenza.

Se si vuole amplificare la dimensione corporea rispetto a quella
macchinica si può decidere di utilizzare il meno possibile (o non
utilizzare) emoticons e altre features della piattaforma.

Creare qualcosa di esteticamente bello insieme

Può essere funzionale, se la conformazione del gruppo lo permette,
portare i corpi al centro della scena per creare qualcosa di bello che
unisca, utilizzando attivazioni tipiche del lavoro teatrale in presenza.
Ad esempio: ognuno esprime come sta con un gesto, gli altri ripetono, si
propongono esercizi corporei da fare insieme, sincronizzati: dallo
stretching a far finta di “lavare i vetri”. Oppure si può proporre il
gioco dello specchio dividendo i partecipanti a coppie e chiedendo di
ripetere in camera i gesti del compagno. Sui social network durante il
periodo del lockdown si sono trovati tanti esempi di questi
esperimenti. Come sa chi ha sperimentato queste attivazioni, si tratta
di piccoli “attimi di bellezza”: la resa estetica, il divertimento nella
creazione di queste “coreografie” porta a vivere momenti di benessere
che uniscono il gruppo, fanno sentire parte di una stessa comunità,
anche se a distanza.

Escludere la nostra immagine dal monitor

Ci sono studi che sottolineano come uno dei motivi per cui la videochat risulta particolarmente stancante è il continuo confrontarci con la nostra immagine «specchiata» nel monitor. Siamo portati a controllare in continuazione come appariamo agli altri, anche inconsciamente, anche se decidiamo di impegnarci a non farlo. Un modo per allentare questa fatica è escludere il nostro «riquadro» da quelli sul nostro monitor, un’opzione possibile nella maggior parte di software di vedochat.

A me capita spesso di farlo; agli adolescenti invece, pur parlandogliene, so che difficilmente mi seguiranno, nella consapevolezza del fatto che il controllo della loro immagine sia per loro qualcosa per loro di molto importante, sebbene spesso fonte di sofferenza. A volte però qualcuno può decidere di provarci, e vivere un’esperienza diversa, sperimentare il rischio di una strana libertà.

Inventare adattamenti di strumenti che utilizziamo in presenza

Un suggerimento per mantenere il più possibile un setting “caldo” è di sperimentare quando possibile in videochat strumenti e
tecniche che utilizziamo in presenza, anche se necessiteranno di
adattamenti creativi. Ne abbiamo visto un esempio parlando di
sociometrie. Non abbandonare quindi il nostro patrimonio di conoscenze
di lavoro di gruppo in presenza ma dedicare tempo e immaginazione per
adattarlo alla nuova situazione senza farci troppo condizionare dai
“richiami” del software che spinge a un utilizzo standardizzato. Se si
ci si pone in modo creativo possono succedere cose molto interessanti:
ricordiamoci che anche on line si può chiedere di disegnare su carta, di
chiudere gli occhi, di scolpire con il nostro corpo un’emozione. A
volte bastano piccoli espedienti per adattare un lavoro in presenza nel
suo corrispettivo funzionale all’on line.

Stabilire specifiche regole “di protezione” in videochat:

La videochat espone l’ immagine e la presenza personale in una modalità che può generare disagio, anche molto forte, è il caso ad esempio di molti adolescenti. All’Anno unico abbiamo deciso di porre regole a priori che potessero tutelare su questo fronte. Abbiamo così comunicato ai ragazzi che ognuno poteva scegliere se intervenire ai nostri incontri digitali:

1- con immagine e voce,

2- solo a voce tenendo spenta la telecamera,

3- tenendo spenta telecamera e microfono utilizzando solo la chat,

4- non utilizzando nemmeno la chat ma solamente come ascoltatori passivi (per quanto un ascoltatore non sia mai passivo…).

Si tratta di una scelta piuttosto in controtendenza, se pensiamo che, privilegiando la logica del controllo rispetto al benessere on line, moltissime scuola impongono ai propri alunni di mostrarsi in webcam.

Altre riflessioni su questo argomento le trovate qui

Non è sempre funzionale utilizzare la chat di testo

Se come si è appena visto, in molti casi la chat di testo è utile, perchè permette di comunicare a chi è più restio a farlo attraverso altri canali che espongono maggiormente, in altre situazioni diviene un sovrabbondante strumento che aumenta il rumore e la dispersione dell’attenzione senza portare un significativo apporto comunicativo.

Ci sono gruppi, come gli attivisti per l’ambiente che sperimentano le
pratiche di “work that reconnect” che, cercando di creare anche negli
incontri on line momenti di forte connessione tra le persone e delle
persone con se stesse (e con il pianeta), nelle proprie sessioni
escludono categoricamente l’utilizzo della chat testuale nei loro incontri.

Sostenere la creazione di spazi protetti da cui connettersi

Uno dei problemi più grandi nel lavoro in videochat è l’interferenza
dell’ambiente fisico in cui i partecipanti si trovano nell’incontro: può
essere fonte di disturbo per via di rumori di fondo che entrano nel
microfono, ma anche imbarazzo, limitazione al comunicare in libertà. Si
possono suggerire al gruppo modalità per rendere più confortevole e
protetta la propria postazione fisica e virtuale da cui si partecipa.

Possiamo accompagnare i partecipanti nella scelta di uno spazio il più
possibile appartato; durante il periodo di lockdown abbiamo
sperimentato che non c’è limite alla fantasia: abbiamo visto adolescenti
dell’Anno Unico chiusi in bagno per connettersi, oppure nell’automobile parcheggiata in garage, dichiarato “l’unico posto davvero tranquillo”.

Un aspetto che può mettere a disagio, oltre la presenza di persone che
“invadono la privacy” è il fatto che con la videochat gli altri
componenti del gruppo “entrano in casa nostra”. Possiamo non aver voglia
che si vedano i nostri ambienti domestici, per riservatezza o
semplicemente perché preferiamo separare, almeno simbolicamente, lo
spazio della casa da quello degli incontri pubblici. Possiamo suggerire
di allestire, con teli e qualsiasi altro materiale, un postazione ad
hoc, un sorta di “micro studio televisivo” in casa; oppure possiamo
imparare, per le piattaforme che lo consentono, a modificare
digitalmente lo sfondo alle nostre spalle, o ancora utilizzare
applicazioni specifiche che creano graficamente un ambiente virtuale
diverso da quello in cui siamo immersi (a volte anche modificare la
nostra immagine). Questi artifici tecnici, anche se a volte sono
prodotti da società su cui abbiamo più di qualche perplessità e spesso
funzionano bene solo su dispositivi e reti di alto livello, possono
coadiuvare nell’invenzione di situazioni di gioco e di apprendimento
molto interessanti.

questo articolo è un estratto dal libro formare a distanza scritto con il gruppo di ricerca C.I.R.C.E. Qui (come in giro su questo blog) si trovano altri estratti.